Avec l’évolution rapide des technologies, les entreprises doivent s’adapter aux nouvelles attentes des clients. L’implantation d’une nouvelle solution CRM est souvent au cœur de leur transformation.  Cependant, la majorité des projets technologiques n’atteint pas les objectifs fixés

Dans la plupart des cas, c’est l’implication des utilisateurs qui fait défaut. Plusieurs aimeraient collaborer, mais ne sont pas invités. Pour prévenir les problèmes d’adoption de votre CRM, il faut planifier une bonne gestion du changementMais quelles sont les meilleures pratiques de gestion du changement pour rallier votre équipe?

Dans ce deuxième article de la série sur l’amélioration de l’adoption de vos utilisateurs, vous découvrirez les 9 meilleures pratiques de gestion du changement pour réussir votre transformation numérique :

La gestion du changement, c’est quoi?

C’est la « discipline qui guide la façon dont nous préparons, outillons et appuyons les personnes pour qu’elles adoptent avec succès le changement afin de favoriser la réussite et les résultats organisationnels. »

Définition selon PROSCI (extrait)

1- Clarifiez la vision commune du projet 

Pour accepter et vouloir le changement, il faut en voir les avantages. Et il faut vous assurer que toute l’organisation puisse partager la même vision. Chaque employé, chaque utilisateur, doit comprendre les bénéfices de ce changement dans son propre intérêt et celui de l’entreprise.

2- Rassemblez une équipe interdisciplinaire

Qui devrait être en charge du bon déroulement du projet? Constituez une équipe de talents issus de partout dans l’entreprise! Et pas seulement pour réunir différentes forces. Bien sûr, les idées de votre équipe de direction sont importantes, mais ne vous y limitez pas. Incluez différents individus à travers tous les départementsIls pourront devenir des ambassadeurs qui influenceront positivement les autres utilisateurs.

3- Impliquez les utilisateurs dans tout le processus 

Engagez les utilisateurs dans le processus dès le départ. Les utilisateurs devraient avoir une bonne compréhension du projet et des changements à mettre en place avant de devoir les appliquer. Ils pourront aussi mieux s’approprier le projet, ce qui diminuera leur résistance éventuelle. Mais surtout, vous pourrez mieux connaître leur réalité. C’est essentiel pour adapter le projet aux besoins réels sur le terrain. Si vous n’incluez pas leurs perspectives au début, vous risquez de devoir revenir en arrière à une étape subséquente.

4- Planifiez la gestion du changement 

L’équipe T.I. vous garantit la meilleure technologie. Mais ceci ne vous assure pas qu’elle sera acceptée par les utilisateurs. Comment passer de A à B? Vous aurez besoin d’une stratégie globale pour assurer cette transition. Avec un plan de gestion du changement détaillé vous pourrez considérer un maximum de facteurs pouvant influencer l’adoption du projet par les utilisateurs.

5- Communiquez tout le temps 

Les frustrations ruinent la collaboration. Échangez souvent pour réduire ces tensions. Avec le soutien de l’équipe RH et vos gestionnaires, diversifiez les modes de communication pour répondre aux différents profils. Par exemple, créez des groupes de discussions, des entrevues un à un, des sondages… L’essentiel est d’encourager chacun à s’exprimer, même (surtout!) si sa pensée est divergente.

6– Ayez les moyens de vos ambitions 

Transformer son entreprise, c’est un long processus. Vous aurez besoin d’une équipe bien formée, de matériel adéquat et d’investissements financiers pour en assurer la maintenance. Prévoyez les ressources humaines et budgétaires pour soutenir la transition à long terme. Le pérennité du projet et votre crédibilité auprès des utilisateurs sont en jeu.

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7- Formation, formation, formation 

Pour faciliter l’apprentissage des utilisateurs et de l’équipe, planifiez plusieurs formations à différentes étapes du processus. Mais surtout, diversifiez les types de formations. La variété des approches vous permettra de mieux répondre aux différents besoins de chacun. Tutoriels, formations en salle, conférences, vidéos, suivis individuels, ateliers intensifs, jeux, explorations en petit groupes, programme d’accompagnement par les pairs… usez de créativité!

8– Chaque pas compte 

Il n’y a pas de petites avancées! S’adapter à un nouveau système, c’est plus motivant lorsqu’on en voit l’évolution et les améliorations au fur et à mesure. Vous devrez donc prévoir des outils pour mesurer les progrès, souligner les succès et partager les trucs à l’interne.  Ces résultats encourageront vos troupes!

9- Engagez-vous dans un processus de changement perpétuel

La transformation numérique est un processus qui peut toujours être optimisé. Une fois vos premiers objectifs atteints, vous poursuivrez votre évolution pour vous adapter aux besoins changeants de votre industrie. Dans ce contexte, créer un poste de responsable de la gestion du changement peut être très utile. Vous offrirez plus de flexibilité à votre organisation pour continuer de grandir. 

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En mettant en œuvre ces 9 pratiques de gestion du changement, vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir votre projet. Dans les prochains articles de cette série, vous verrez plus en profondeur les enjeux de chacun d’eux.

Pour en savoir plus sur les meilleures pratiques de gestion du changement pour votre organisation, n’hésitez pas à contacter l’un de nos experts, qui pourra vous offrir des conseils personnalisés. 

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