Jusqu’à maintenant, XRM Vision n’a pas beaucoup parlé de la pandémie COVID-19. Nous ne voulons pas exploiter les circonstances critiques actuelles dans une perspective entrepreneuriale.  

Cependant, les technologies jouent un rôle central pour soutenir le travail des organisations. Durant les deux dernières semaines, des millions de personnes sont passées au mode télétravail. Ce fut également le cas de notre équipe, qui travaille maintenant 100% à distance depuis presque deux semaines. 

En tant que spécialistes de l’univers Microsoft, nous connaissons bien les outils de télétravail. Nous avons accompagné plusieurs clients dans leur transition vers le cloud et avons également beaucoup appris durant ces deux dernières semaines. Certes, XRM Vision intégrait le télétravail depuis plusieurs années. Cependant, collaborer exclusivement à distance, sans réunions dans nos bureaux du Mile-End, a amené de nouveaux défis et une cohésion d’équipe différente mais tout aussi présente.  

Plusieurs articles ont déjà été écrits sur les outils de télétravail en général. Beaucoup d’entreprises travaillent avec les logiciels de l’univers Microsoft. Puisque c’est notre spécialité, voici nos conseils pour bien utiliser les outils Microsoft et ainsi maintenir la productivité de votre équipe à distance : 

1 – Travaillez toujours sur le cloud 

Lorsque vous collaborez à distance, il est important d’avoir accès en temps réel aux informations d’un projet. Dotez votre organisation d’un logiciel qui permettra de travailler de façon sécuritaire sur le cloud. Votre équipe pourra ainsi partager et commenter facilement l’évolution d’un travail. Pensez également à éduquez vos équipes à partager un lien vers le document, plutôt qu’un fichier Word 

Chez XRM Vision, nous utilisons notamment les outils Sharepoint et OneNote en collaboration avec d’autres outils Microsoft pour faciliter le travail d’équipe. En effet, Microsoft 365 permet aux utilisateurs d’accéder à des ressources et de partager des fichiers avec les applications Office, que ce soit sur l’interface mobile ou via l’ordinateur. Le contenu sera stocké dans le cloud par défaut. 

2 – Même vos grandes réunions peuvent se faire en vidéo-conférence 

Se parler de vive voix est souvent plus efficace que le chat ou les courriels. Mais surtout, voir des visages et se parler est primordial pour le moral, surtout à distance. Par exemple, chez XRM Vision, nous utilisons Teams pour nos réunions d’équipe ainsi que pour contacter des collègues en tête-à-tête. Sachez que vous pouvez également enregistrer des réunions, pour les écouter plus tard.

Si vous n’avez pas d’application de vidéo-conférence et chat, plusieurs compagnies offrent leurs services en ce temps de confinement afin d’aider les organisations à traverser la crise actuelle. Par exemple, Microsoft offre gratuitement le plan premium de Teams durant les 6 prochains mois.

3 – Créez des espaces de partage entre collègues 

Des salutations aux conversations autour de la machine à café, les occasions de se soutenir au bureau sont nombreuses. Conserver ce type d’interactions est très important pour garder le moral quand on travaille à distancePar exemple, chez XRM Vision, nous avons créé #LaCuisine sur Teams, un canal destiné aux échanges entre collèguesChacun est invité à y partager des photos humoristiques de leur quotidien ou encore de leurs dernières réussites culinaires. 

Un de nos collègues égaie notre journée en partageant la faune et la flore de son environnement de travail, sur #LaCuisine.

Toujours sur #LaCuisine dans Teams, un autre collègue nous partage sa version (à gauche) du Biscuit géant tout garni de Ricardo, réalisé en famille.

 

4 – Augmentez les communications de la direction 

Quand votre équipe est à distance, il est d’autant plus important de communiquer avec elle souvent. Par exemple, vous pouvez augmenter la fréquence de votre newsletter aux employés, ou devidéo-conférences durant lesquelles le CEO informe l’organisation des derniers changements et de la vision d’entrepriseEn plus d’accroître l’engagement et la motivation, votre équipe prendra de meilleures décisions au quotidien en restant informée. 

5 – Intensifiez le soutien des superviseurs 

À distance, vos équipes ont besoin d‘un dialogue plus soutenu avec vos superviseurs. Rendez-les plus disponibles. N’hésitez pas à doubler le temps habituellement prévu en suivis et rencontres hebdomadaires.  

6 – Demandez à vos employés de communiquer leur statut 

Depuis les débuts, XRM Vision a une politique de flexibilité pour les heures de travail. Cependant, en passant à 100% de télétravail, rester connecté ensemble est crucial. Nous avons donc demandé à nos employés de modifier leur statut dans Teams selon leur disponibilité. Ça nous permet de savoir qui est devant son poste et d’améliorer les communications.  

7– Entretenevotre culture d’entreprise  

Plus que jamais, misez sur votre culture d’entreprise est essentiel. Faites des activités 2.0, organisez des [email protected] par vidéo-conférenceL’important est d’offrir des occasions de rassemblement à votre équipe selon votre culture. L’humour peut également être une stratégie efficace. Par exemple, chez XRM Vision, un de nos vice-présidents a animé une séance d’aérobie 2.0 en tenue des années 1980. 

8 – Offrez des ressources de soutien 

Si travailler à distance est plus pratique en termes de déplacement, ce n’est pas toujours facile sur le plan psychologique. Il devient souvent plus difficile de séparer le travail des loisirs lorsqu’on utilise le même espace. Il est important d’offrir des outils à votre équipe sur les meilleures pratiques pour organiser leur journée. De plus, si votre organisation offre un programme d’accompagnement psychologique, rappelez le numéro de téléphone régulièrement dans vos communications destinées aux employés. 

 

Un défi constant

En somme, offrir et maintenir de bonnes conditions pour qu’une équipe puisse rester productive à distance est un défi constant. Nous comprenons aussi que les enjeux varient considérablement d’une organisation à l’autre. Particulièrement en cette période d’incertitude, vos challenges diffèrent selon votre industrie, votre degré d’intégration du cloud dans vos activités, la taille des équipes, etc. 

Mais nous avons pu améliorer cette transition d’une part, en éduquant nos employés à fonctionner exclusivement sur le cloud et en mettant à leur disposition des outils pour le faire.  D’autre part, nous pouvons également témoigner que le maintien d’une forte culture d’entreprise et la création de contextes favorisant les suivis et interactions sont primordiaux pour avancer ensemble vers de mêmes objectifs. 

Nous espérons que ces quelques conseils vous seront utiles. Nos conseillers en transition numérique et gestion du changement restent disponibles pour répondre à vos questions.