Depuis plus de trois décennies, les YMCA du Québec offrent un programme de travaux compensatoires. Ainsi, les citoyens qui n’ont pas les moyens de payer leurs dettes à la Cour peuvent bénéficier de cette alternative. Donc, en effectuant des travaux dans diverses organisations, ils peuvent rembourser leur amende en s’engageant dans la communauté 

Avec ce programme, les YMCA continuent à s’engager pour “inspirer et engager chaque personne à se réaliser, s’épanouir et à contribuer à sa collectivité”. Cependant, les outils utilisés par YMCA n’étaient plus adaptés à la gestion du programme de travaux compensatoires. De plus, les difficultés engendrées avaient d’importantes répercussions sur les participants, les employés et les organisations partenaires.

Voici comment notre solution a contribué à déployer le plein potentiel de ce programme important des YMCA du Québec :  

 

Des outils inadaptés pour la gestion du programme

Pour assurer la gestion du programme, les YMCA du Québec comptaient sur des documents papiers, des fichiers Excel et sur Access. Cependant, cette combinaison d’outils s’avérait peu efficace et augmentait les risques d’erreurs d’entrée de données. En effet, le personnel devait vérifier manuellement la validité des informations à répétition. De plus, ces tâches répétitives généraient des frustrations chez les employés et les gestionnaires. De ce fait, la rétention des employés devenait un enjeu important pour ces équipes.

Principaux défis rencontrés : 

    • Insatisfaction du personnel et grand taux de roulement 
    • Erreurs fréquentes qui engendrent des coûts importants 
    • Difficulté à traiter efficacement les informations 
    • Efficacité limitée à répondre aux besoins réels des organisations partenaires

 

Un portail Web sécurisé

Pour solutionner ces enjeux, Art Campbell, directeur des initiatives communautaires aux YMCA du Québec, a fait appel à XRM Vision. Ainsi, il nous a demandé de créer un portail Web sécurisé pour assurer la gestion du programme de travaux compensatoires.  

« Jamais dans ma carrière aurais-je cru pouvoir être aussi excité et convaincu d’une solution. Ce portail web va révolutionner l’expérience pour nos organismes d’accueil ainsi que notre relation. » 

– Art Campbell, directeur des initiatives communautaires, Les YMCA du Québec

 

Visionnez la vidéo qui raconte cette transformation chez YMCA :  

 

Une transformation numérique sur plusieurs plans

Après avoir analysé la situation chez YMCA et leurs besoins, nos experts ont ciblé les priorités de la solution. De fait, le nouveau système a permis les transformations suivantes : 

  • Amélioration de la satisfaction des employés 
  • Visualisation de l’évolution des participants 
  • Suivi amélioré à la fois pour les participants et les organisations partenaires 
  • Tableau de bord permettant de voir en temps réel l’implication des participants 
  • Automatisation des notifications par courriel et textos aux participants. 

 

Résultat de la nouvelle solution

Ainsi, notre solution a transformé le programme de travaux compensatoires pour trois types d’utilisateurs. En effet, elle facilite maintenant le quotidien des participants, du personnel des YMCA du Québec et des organisations partenaires:

  • Capacité accrue de répondre aux besoins des partenaires 
  • Diminution des coûts d’entretien de la solution 
  • Accélération du délai de placement des participants 
  • Efficacité accrue grâce à la saisie de données fiables numérisée 

 

XRM Vision aime aider les organisations à maximiser leur impact dans la société 

Enfin, XRM Vision est fière d’avoir contribué au plein déploiement de ce programme important pour les communautés vulnérables. D’ailleurs, notre équipe a remporté le Prix Living the Mission aux Prix IMPACT 2019 pour son engagement chez YMCA 

Pour en savoir plus, découvrez comment les YMCA du Québec ont littéralement révolutionné leur gestion du programme de travaux compensatoires. Lisez l’étude de cas intégrale 

 

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