Gestionnaires d’équipe : encore aujourd’hui, les absences non planifiées sont un incontournable dans la gestion du personnel. Pourtant, un mauvais suivi des heures non travaillées engendre des pertes économiques à l’organisation. Voici 6 avantages des flux d’approbation (ou flows d’approbation) de Power Automate pour votre gestion d’équipe. 

 

Les problèmes des calendriers Outlook 

Dans la plupart des cas, lorsque l’employé souhaite partir en vacances, le logiciel en ressources humaines lui permet d’inscrire ses demandes via le portail employé. Par la suite, cette demande doit être approuvée par le gestionnaire d’équipe.   

De fait, les employés ont la responsabilité de mettre à jour leur calendrier Outlook ou Google afin d’indiquer leur absence. Cependant, une mauvaise utilisation est fréquente. En effet, des employés peuvent facilement oublier d’inscrire leurs congés sur la plateforme. Ou encore les utilisateurs peuvent omettre d’inscrire tout renseignement qui aurait pu être bénéfique pour eux comme pour le reste de l’entreprise.   

Dans bien des situations, il arrive que le gestionnaire fasse des affectations de travail et de la planification d’équipes. En effet, il va donc regarder les disponibilités de son équipe dans les calendriers respectifs pour organiser des ateliers et s’attend à voir ses ressources disponibles, durant la plage horaire demandé. De plus, si l’employé est en congé, ceci peut amener bien des situations problématiques.    

Power Automate : 6 avantages pour les gestionnaires d’équipe

Avec un outil tel que Power Automate qui permet de créer des automatismes, il est possible de créer des plages de rendez-vous non disponibles qui seront réservées aux vacances et autres congés, dans le calendrier. 

 

Power Automate - automatisez vos processus

Power Automate

Voici ce qui vous attend en créant des flux d’approbation pour votre gestion d’équipe : 

1. Gestionnaires d’équipe : dites adieu aux doublons 

En automatisant des flux d’approbation, vous prévenez les informations entrées deux fois par erreur. Par exemple, vous évitez ainsi la double saisie de la demande de congés dans différentes solutions. En effet, finis les problèmes de circulation de l’information pour votre travail de gestionnaire d’équipe.  

2. Éliminez les tâches inutiles de vos employés 

D’une part, vos employés apprécieront l’autonomie que vous leur procurez grâce aux automatisations. D’autre part, vous réduirez les tâches qui n’ont aucune valeur ajoutée.  

3. Voyez tout  

En automatisant le calendrier, vous obtiendrez une meilleure visibilité sur les disponibilités de chacun des employés dans l’entreprise.  

4. Décidez plus facilement

De plus, il y a un autre avantage à créer des flux d’approbation pour la gestion d’équipe : vous déterminerez les plans avec plus d’assurance. Ainsi, vous facilitez l’élaboration de scénarios pour prendre des décisions liées à l’absentéisme.  

5. Gérez mieux votre temps et celui de vos collègues gestionnaires

De fait, vous outillerez mieux les gestionnaires pour bien gérer le temps de leurs équipes 

6. Communiquez avec fluidité 

Enfin, vous améliorez les communications dans le processus de demande et d’approbation des demandes d’absence ou de congé à travers les différents niveaux hiérarchiques et départements. 

 

Bref, facilitez votre gestion d’équipe en automatisant!

En somme, soyez plus malin que vos collègues en paramétrant une application Power Automate aux petits oignons.

Ainsi, en adoptant les flux d’approbations, vous reverrez votre façon de :

  • Organiser vos demandes de congés;
  • Éliminer les frictions avec votre équipe;
  • Automatiser des tâches courantes;
  • Gagner du temps!

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