Quand l’accès des patients à leur traitement dépend de votre capacité à les faire connaître des médecins, agir rapidement est crucial. Nous sommes fiers d’avoir créé un système de gestion automatisé pour une des plus grandes sociétés pharmaceutiques au pays. Grâce à notre solution basée sur Power Apps, cette société est entrée dans le cloud pour la première fois.

Étude de cas de la modernisation d’une entreprise pharmaceutique et de l’utilisation d’outils de la Power Platform pour faciliter l’accès des patients aux traitements :

Chaque année, les produits pharmaceutiques de cette entreprise améliorent le bien-être de millions de patients dans plusieurs pays à travers le monde. Cette société introduit régulièrement de nouveaux traitements plus efficaces pour différents problèmes de santé.

Certes, l’accès à l’information sur ces innovations est crucial pour le grand public. Cependant, au Canada, il est interdit de communiquer des indications thérapeutiques dans la publicité directe de tout médicament. Ce partenaire a donc un département dédié à l’organisation d’activités de commercialisation. Ces événements sont l’occasion de présenter de nouveaux traitements aux professionnels de la santé, qui pourront les prescrire aux patients. Toutefois, les nombreuses procédures de validation de ces événements, qui assurent leur conformité aux réglementations de l’industrie pharmaceutique, rendaient leur réalisation laborieuse.

 

Quand moderniser les processus papier ne fonctionne pas

Ce département consacré aux activités de commercialisation avait de grandes responsabilités juridiques. Mais il faisait face à un défi encore plus grand : la validation des activités se déroulait entièrement sur papier. Jusqu’à 5 coordonnateurs devaient annoter ces formulaires, qui voyageaient de bureau en bureau. Outre les longs délais et les erreurs, des demandes étaient égarées ou carrément perdues.

Cette entreprise avait besoin d’éliminer cet échange inefficace de documents papier, qui n’offrait aucune possibilité d’évolutivité. De surcroît, elle avait besoin d’automatiser l’ensemble des processus d’approbation et de pouvoir les gérer électroniquement, tout en garantissant la sécurité à chaque étape.

Mais la compagnie luttait depuis plusieurs années contre un problème d’adoption des utilisateurs : elle ne comptait plus les fois où elle avait tenté de se moderniser. Tandis que les besoins en activités grandissaient et que les demandes s’accumulaient, le succès des activités futures était en jeu. Cette société s’est donc tournée vers XRM Vision pour trouver une solution.

 

La solution de XRM Vision

Notre équipe a créé une application basée sur Power Apps. En effet, celle-ci héberge toutes les nouvelles demandes d’activité de marketing de cette entreprise.

Les formulaires papiers sont remplacés par des formulaires électroniques générés automatiquement par l’application. Le demandeur peut s’assurer, en soumettant sa requête, que l’entièreté des informations requises est recueillie et que ses documents sont stockés sur le cloud, à la disposition des évaluateurs. Les retards autrefois causés par des informations manquantes sont révolus.

La solution de XRM Vision a également permis de dématérialiser le parcours d’une demande en automatisant l’ensemble du processus de validation. Les évaluateurs peuvent consulter, via l’application, les nouvelles requêtes attendant leur approbation et peuvent vérifier les documents stockés, puis valider ou rejeter la demande en un clic. Ainsi, cette société a gagné en efficacité, en mobilité et a fait grimper le nombre d’activités réalisées.

Pourtant, l’innovation la plus remarquable de cette application est d’avoir permis la transition du papier au numérique en à peine un mois. Il s’agit d’une solution flexible, conçue et testée rapidement en misant sur les plus récentes fonctionnalités de Microsoft. Par conséquent, cette entreprise est désormais en mesure de s’adapter facilement aux besoins de son équipe et à l’évolution de l’industrie pharmaceutique.

 

Adoption des utilisateurs et virage vers le cloud

Avec notre solution, ce partenaire a entièrement dématérialisé son processus de validation d’activités. Ce faisant, une large portion des employés a pris conscience des bénéfices concrets de l’infonuagique. Nombreux utilisateurs, réjouis de constater leur efficacité et mobilité accrues, en font la promotion auprès de leurs collègues. Ils ont même amorcé une réflexion pour optimiser la collaboration à distance sur d’autres plans, proposant d’eux-mêmes des demandes d’améliorations grâce à leur nouvelle compréhension des possibilités du cloud.  

Cet engouement, qui incite déjà l’équipe à réfléchir à l’optimisation d’autres processus, pourrait s’étendre à d’autres départements. D’ailleurs, nous sommes déjà en discussion avec cette entreprise pour une deuxième phase de déploiement, afin d’optimiser davantage de processus.  

 

Résultats positifs chez cette entreprise pharmaceutique

Grâce à notre application, cette société canadienne a optimisé l’efficacité du département d’activités de marketing et réduit ses coûts. Le nombre de requêtes générées et acceptées a déjà augmenté de 50%, permettant à l’entreprise de tenir davantage d’activités.  

De plus, la numérisation du processus permet désormais de traiter les demandes à distance, en tout temps. Grâce aux documents stockés en ligne, l’entreprise bénéficie d’une centralisation des informations, améliorant son suivi des événements et de leurs retombées. D’ailleurs, depuis la crise COVID-19, l’application a permis de poursuivre le processus en télétravail sans problème. 

Grâce à l’automatisation, les risques d’erreurs et de pertes de documents diminuent drastiquement. L’évolutivité de la plateforme et l’adoption des utilisateurs permet à ce partenaire de se projeter vers une optimisation continue de ses processus.  

 

Power Platform et les technologies de cette solution

XRM Vision a conçu une solution sur mesure pour ce grand joueur de l’industrie pharmaceutique. Mais quelles technologies ont été utilisées?

Entièrement basée sur Power Apps, l’application recourt aussi à d’autres technologies MicrosoftEn effet, afin d’automatiser et interconnecter des actions, notre équipe a aussi recouru à Power Automate, un autre outil de la Power Platform. De plus, la solution utilise Sharepoint pour le stockage et la génération de documents. Enfin, elle a également été intégrée à Outlook. 

 

Quel avantage concurrentiel offrait cette solution?

XRM Vision a pu présenter des arguments convaincants grâce à la réputation de Microsoft en matière de sécurité. La familiarité des environnements Microsoft a aussi été un facteur clé, assurant une meilleure adoption parmi les utilisateurs en réduisant le temps d’adaptation. De même, la flexibilité de la Power Platform, permettant de tester rapidement une application, a pesé dans la balance. 

Les partenariats Microsoft Gold de XRM Vision et notre capacité démontrée à intégrer différentes technologies innovantes de Microsoft, tel que Power Automate, ont joué un rôle essentiel pour répondre à chacun des besoins de notre partenaire. 

 

L’impact de notre solution chez ce partenaire

Pour ce partenairecette solution est une opportunité unique de gagner en efficacité pour l’expansion de ses activités marketing.  

En effet, cette plateforme permet d’offrir plusieurs bénéfices :  

  • Stockage et la centralisation des documents; 
  • Automatisation des processus; 
  • Mobilité; 
  • Capacité de suivre les résultats des activités de marketing;
  • Flexibilité. 

 

Impact de notre système de gestion automatisé chez un joueur de l'industrie pharmaceutique, grâce aux outils de la Power Platform

 

La flexibilité de ce système de gestion automatisé lui permet de modifier rapidement l’application selon l’évolution de ses besoins. Ce faisant, notre application ne fait rien de moins que de transformer des employés réticents au virage numérique en utilisateurs accomplis du cloud.  Avec ses milliers d’employés à travers le monde, cet outil pourrait être adapté aux processus de cette entreprise dans d’autres pays. 

D’ailleursce partenaire continue d’optimiser son application avec une deuxième phase de développement. Grâce à la flexibilité de la solution, nous pouvons envisager d’autres phases d’implantation.

 

Une solution réutilisable dans d’autres secteurs?

Certes, cette solution est taillée sur mesure pour les processus d’une entreprise pharmaceutique en particulier. Cependant, notre équipe pourrait facilement l’adapter aux processus de validation d’autres entreprises de ce secteur.

Ces entreprises rapportent souvent des enjeux de résistance au changement, qui peuvent causer le maintien de processus désuets. Donc, cette industrie peut bénéficier de notre solution. 

Par ailleurs, notre système de gestion automatisé a aussi le potentiel de grandir ailleurs que dans ce secteur. Parmi les possibilités, mentionnons celle de devenir un vertical de gestion de documentation et d’approbation incluant des règles d’affaires dynamiques au contexte du processus. La facilité d’implantation et l’évolutivité de la plateforme la rendent adaptable à d’autres industries. 

En somme, notre équipe peut adapter cette application pour une autre organisation, pour la gestion de documents à l’interne par exemple. En effet, nous avons développé une expertise avec les besoins de l’industrie pharmaceutique. Et de même, au fil des années, nous avons acquis nombreux outils en gestion du changement, pour celles rencontrant des défis d’adoption des utilisateurs. Par conséquent, ce bagage, en plus de notre expertise avec la Power Platform, pourra nous servir dans de nouveaux contextes!

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