Gestionnaires des ventes, maintenir une visibilité sur les actions de votre équipe est un casse-tête? Saviez-vous qu’il existe un outil pour prédire en temps réel les prochaines ventes? Découvrez comment la fonctionnalité Prévision peut devenir votre adjoint pour vos rencontres d’équipe. 

 

Dans toute entreprise, la prévision des ventes – souvent nommée sous son terme anglais forecast – est un outil primordial de gestion. Une prévision précise permet d’anticiper les ventes futures.  Donc, elle permet de planifier son inventaire ou son occupation, son flux de trésorerie disponible (ou cashflow) ou même de prendre des décisions de croissance. Les responsables de ventes tentent de prévoir ce qui sera vendu et quand, c’est-à-dire les opportunités de ventes en cours.

La gestion de ces opportunités est une partie intégrante des fonctions de Dynamics 365. Bien qu’une prévision pouvait être créée à partir de ces données, une fonctionnalité dédiée est sortie depuis la dernière année, appelée simplement « Prévision ». En un coup d’œil, les gestionnaires peuvent voir les prévisions de leur équipe selon l’avancement des opportunités et dans la période voulue, en plus de pouvoir facilement les ajuster en temps réel.

En somme, la configuration d’une nouvelle prévision permet de définir :

  • la période couverte;
  • la hiérarchie à utiliser (organigramme, territoire, produits ou complètement personnalisé);
  • les mesures;
  • les filtres à prendre en compte.

De plus, en quelques minutes, cette prévision des ventes est générée et prête à être utilisée. 

Exemple de prévision

Exemple de prévision

 

Comme bien des fonctionnalités dans le CRM, tout est fortement configurable et personnalisable. Toutefois, il reste souvent stratégique de se coller aux fonctions standards. En effet, celles-ci incluent souvent certaines logiques qui sont intéressantes à utiliser.

 

Les colonnes 

À la base, le CRM propose une catégorisation des opportunités dans le pipeline qui est indépendante des autres statuts ou processus que vous y avez appliqué. L’argument est simple : l’avancement d’une opportunité n’est pas garant de sa prévisionUtiliser ces catégories permet de distinguer l’avancement de la prévision des ventes. 

Les catégories proposées sont :

  • Pipeline – générique et par défaut : cette opportunité reste dans le pipeline;
  • Omitted – même si l’opportunité est en cours, on ne veut pas la considérer dans notre prévision des ventes;
  • Best Case – indique une meilleure probabilité de fermeture que le pipeline général;
  • Committed – sur le point de fermer – cette catégorie est incluse avec les opportunités gagnées dans la prévision des ventes);
  • Won/Lost – opportunités fermées.

L’usager fait donc son analyse en basculant ses opportunités d’une catégorie à l’autre lorsque nécessaire.

En plus de ces catégories, une nouvelle colonne propose une « prévision », c’est-à-dire des ventes qui peuvent être considérées comme conclues pour la période visée. Elle représente la somme des opportunités gagnées et celles sur le point de fermer (committed).

Par la suite, l’intelligence prédictive de Dynamics 365 entre en jeu pour établir une prévision des ventes qui devraient se conclure d’ici la fin de la période. Cette prédiction se base sur l’historique et le pipeline actuel afin d’évaluer le revenu estimé. Loin d’être banale, elle représente une des mesures afin d’évaluer la santé du pipeline actuel. En effet, une prévision trop basse se base sur des facteurs anticipant soit des pertes, soit une diminution des revenus estimés ou une conclusion plus lointaine qu’évaluée.

Exemple de facteurs ayant une influence sur la prévision

Exemple de facteurs ayant une influence sur la prévision

Ajout des quotas

Les quotas (ou objectifs de ventes) ajoutent une dimension supplémentaire à l’analyse des prévisions. Ils sont très faciles à créer : l’outil de configuration dans prévision génère un fichier Excel en modèle à remplir et à réimporter sans tracas.

En indiquant les quotas pour chaque ligne, la colonne « Gap to Quota » chiffre exactement les revenus qui restent à conclure afin d’atteindre l’objectif (Quota – Somme des opportunités gagnées + Committed).

Mais la mesure la plus intéressante est le « Pipeline Coverage », soit la « couverture du pipeline ». Cette mesure utilisée dans plusieurs méthodologies de ventes est un indicateur important dans la santé du pipeline. Elle indique la proportion actuelle du pipeline qui couvre le quota. En d’autres termes, cet indicateur affiche le pourcentage de fermeture requis pour atteindre le quota.

Le calcul est le suivant :

les revenus restants à gagner ÷ les revenus dans le pipeline.

Un chiffre au-dessus de 1 signifie qu’il n’y a pas suffisamment d’opportunités dans le pipeline pour atteindre les objectifs.

Quota : 500 000$ / Pipeline : 400 000$ => 1.25

Dans cet exemple, il faudrait donc fermer pour une valeur de 1.25 du pipeline actuel pour atteindre le quota.

Alors qu’on sait que le taux de fermeture des opportunités se situent habituellement autour du 25% ou 30%, l’objectif serait donc de maintenir cette mesure autour de 0.25 (ou même plus bas), ou selon le pourcentage de fermeture qui est courant dans votre industrie ou votre équipe.

 

Utiliser la prédiction dans les réunions de ventes

La beauté de sortir une prévision des ventes directement de votre CRM est que les données sont toujours à jour. Contrairement à un rapport fixe et planifié, ce forecast se met à jour de façon récurrente (dans le cas des prédictions) ou instantanée (pour les mesures provenant directement des opportunités). À toute heure de la journée, vous avez une image exacte.

Pour ajouter une dimension supplémentaire à votre analyse, la prévision garde un historique journalier. Ainsi, avec cet historique, vous pouvez approfondir votre analyse en regardant les évolutions.

Flux 

Le flux (ou flow) est un visuel utile pour comprendre l’évolution de chaque indicateur. Lors d’une rencontre de revue du pipeline, choisissez la dernière date de rencontre et vous verrez l’évolution des sommes selon les catégories.

  • Comment ont évolué les opportunités dans le pipeline la semaine dernière?
  • Quelles ont été les évolutions ou régressions?
  • Quelle est la valeur des ajouts ou des retraits du pipeline?

 

Exemple de graphique de flux (flow) permettant de voir l'évolution de chaque indicateur

Exemple de graphique de flux permettant de voir l’évolution de chaque indicateur

 

Tendances 

Après avoir regardé le passé, le graphique Tendances (ou « Trend » en anglais) offre un visuel évaluant les tendances d’ici la fin de la période. En ayant activé les prédictions, une ligne affichera l’évolution prévue des revenus gagnés. Sans être devin, ce graphique établi des tendances selon votre historique des cycles de ventes. Il est donc intéressant de comparer : est-ce que mes données actuelles me permettent d’atteindre le quota? Comment est-ce que mes mises à jour ont influencé les prédictions? 

 

Exemple de Trend pour le pipeline d’une représentante – Sandra Brisson

Exemple de Trend pour le pipeline d’une représentante – Sandra Brisson

 

 

 

 

Dans cet exemple, déjà on voit que les prédictions semblent réalistes : elles anticipaient atteindre environ 57 k$ en date du 6 février, alors que le 5 février 79 k$ étaient déjà fermés.

On voit aussi que le forecast de Sandra est peut-être bien évalué, mais risque de se fermer dans plus d’un mois.

 

Bref…

En somme, avec quelques colonnes et un outil accessible à personnaliser et utiliser, Dynamics 365 offre un outil intelligent et optimal. En combinant la facilité d’utilisation de ce CRM, la richesse de la base de données, la puissance de l’intelligence d’affaires et les visuels parlants, la fonctionnalité de prévisions peut rapidement devenir un allié pour maintenir un pipeline des ventes en santé et performant.


Cet article est une initiative de notre experte Sarah Deschênes. 

Pour aller plus loin…

Configurer les prévisions dans votre organisation

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