Power Platform : 5 conseils pour convaincre votre département TI

Vous vous connaissez peu en programmation. Mais vous connaissez bien votre organisation et son fonctionnement. Comme nombreux professionnels n’ayant pas étudié en informatique, vous pourriez devenir développeur citoyen. Et pour ce faire, il vous faudra l'appui du département d'informatique.

Avec les plateformes low-code, tel que Microsoft Power Platform, savoir coder n’est plus un prérequis. C'est pourquoi plusieurs entreprises se tournent vers leurs employés, plutôt que vers des développeurs externes, pour bâtir leurs applications sur des plateformes comme Power Apps. Ces développeurs citoyens ont le potentiel de concevoir des solutions qui s’alignent réellement sur les besoins des utilisateurs. Cependant, il y a des risques réels. Et le département T.I. de votre organisation n’est pas toujours prêt à les endosser. Réussirez-vous à convaincre l’équipe informatique de vous donner le feu vert?  Voici leurs cinq craintes les plus communes et les conseils pour mieux vous y préparer :

Crainte #1 : Ça va compromettre la sécurité de données.

D’emblée, la plus grande peur à laquelle vous ferez face concerne la sécurité de données et la prévention de leur dispersion. Certes, pour toute organisation, la gestion des données sensibles est un enjeu crucial. Si celles-ci sont trop facilement partageables à l’interne, notamment par des employés qui ne devraient pas y avoir accès, les risques grimpent. Le refus de votre équipe T.I peut donc découler d’une crainte que les informations se retrouvent n’importe où et qu’elle en perde le contrôle.

Conseil :

Quel que soit le logiciel implanté, il est toujours nécessaire de mettre en place de bonnes pratiques et de saines réglementations pour les permissions d’accès. Par exemple, instaurer des profils de sécurité et des demandes d’accès permet de limiter la circulation de l’information. C'est très important d’effectuer ce travail correctement, sans quoi l’entreprise s’expose à de grands risques.   Certains outils vous aideront à prendre les bonnes précautions et veiller à la sécurité des données. Par exemple, le DLP (Data Loss Protection) est un ensemble de techniques qui vous permet de surveiller et protéger vos informations. Lorsque quelqu’un tentera de prendre une information locale pour l’exporter ailleurs, un blocage automatique l’empêchera de compléter cette action.

Crainte #2 : Nous n’avons pas les moyens financiers.

Il est aussi possible que votre département T.I. s’inquiète d’une augmentation des coûts. En effet, plus votre entreprise permet à un grand nombre d’employés d’utiliser et de créer des applications, plus les coûts de licences augmentent. Selon les budgets imputés à chaque département, ajouter ces nouveaux coûts peut vite devenir un casse-tête. Comment justifier ces nouveaux coûts? Et comment assurer le suivi des budgets dépensés?  

Conseil :  

Pour bien aborder cet enjeu, il faut changer la perspective par laquelle on le regarde. En d’autres mots, il ne faut pas regarder les coûts, mais les gains en efficacité qui en résulteront. La création de nouvelles applications qui résoudront des problèmes augmentera l’efficacité de l’organisation. Donc, l’investissement en licences sera rapidement remboursé par d’importantes économies de temps.   Par exemple, disons que Michel doit remplir un formulaire papier pour une demande de prêt d’équipement à son travail. Ce processus requiert deux manipulations ainsi qu’une saisie en back-office. L’entreprise doit payer 1h30 de travail pour cette tâche. Cependant, si une application permettait de la prendre en charge, il en coûterait moins cher à l’entreprise en temps d’employé. De plus, l'organisation pourrait libérer ces employés pour des tâches plus essentielles.

Crainte #3 : La charge de travail de l'équipe TI sera trop grande.

Votre département d’informatique peut également redouter que sa charge de travail augmente indûment. Certes, les citoyens développeurs vont créer des applications utiles et pertinentes que les utilisateurs vont aimer. De plus, il y aura potentiellement un engouement autour de ces applications. Mais cela veut aussi dire qu’il y aura fort probablement des demandes d’améliorations et des bogues qui seront soulevés. Or, le citoyen développeur qui a créé cette plateforme a habituellement un autre métier. Qu’il soit comptable ou chargé de projet, son quotidien n’implique pas la maintenance d’une application.  Évidemment, les employés du département TI connaissent bien ce processus. Il y aura donc un passage forcé de ce dossier vers ce département. Cependant, il se pourrait que ce travail soit particulièrement difficile pour l’équipe TI. En effet, il n'est pas rare que les citoyens développeurs oublient de maintenir une documentation ou d’effectuer un suivi standard. La gestion de l’application est alors beaucoup plus complexe pour le département informatique.

Conseil :

La meilleure façon d’éviter que le département informatique soit inondé de travail est d’instaurer un centre d’excellence. Il s’agit d’une équipe qui a une méthodologie et des outils pour accompagner, former et faire grandir les nouveaux  éveloppeurs. On s’assure ainsi qu’ils sont accompagnés dans leurs initiatives de développement, et qu’ils apprennent les bonnes et saines pratiques de développement.   Ce centre d’excellence est localisé parfois à l’interne ou encore par l'entremise de partenaires externes. Pour la mise en place de centre, on inclura des membres du département TI, certes, mais aussi des super-utilisateurs et des citoyens développeurs. Dans ce contexte, tous vont collaborer, ce qui répartit la charge entre plusieurs.  

Crainte #4 : Les données de l’application seront erronées.

Il arrive souvent que les citoyens développeurs qui créent une application ou un tableau de bord n’y entrent pas les bonnes données. Si l’information utilisée n’a pas été validée, consulter cette plateforme peut entraîner de graves conséquences pour l’entreprise. En d’autres mots, votre organisation pourrait prendre des décisions basées sur des informations inexactes.  Par exemple, en montant un tableau de bord Power BI sur l’historique de ventes, un citoyen développeur pourrait s’être trompé dans la manière de présenter les données. Ce n’est pas parce qu’il connaît les procédures techniques pour monter un tableau de bord qu’il a une démarche accomplie en statistiques.  

Conseil :

Ce problème n’est pas nouveau. Il est tout aussi fréquent avec les documents Excel. Les connaissances en statistiques ont toujours été nécessaires pour présenter des données adéquatement. Donc, dans le cas d’une application, la procédure n’a pas changé. Il faut encore s’assurer de valider les données utilisées et leur présentation.

Crainte #5 : Ça va augmenter le shadow IT.

Le shadow IT, c’est toutes les initiatives technologiques qui sont prises dans votre organisation sans que votre département informatique soit au courant. Pour l’équipe TI, laisser libre cours à la création d’applications par des citoyens développeurs complique le suivi des outils utilisés. Par exemple, disons que Mario est un gestionnaire d’entreprise qui décide de s’abonner à un logiciel de montage vidéo. Il initie ensuite plusieurs autres collègues à cet outil. Éventuellement, cette pratique s’installe dans tout le département de marketing. Cependant, deux ans plus tard, Mario quitte vers une autre entreprise, pour y relever de nouveaux défis. C'est donc Joannie, une nouvelle gestionnaire, qui prend la relève. Mais elle ne sait pas comment utiliser l’outil de montage. Vers qui se tournera-t-elle? Vers le département TI, évidemment... Mais ce dernier n’était pas au courant de l’utilisation de cet outil.

Conseil :

C'est en fait tout le contraire qui arrive. Avec l’utilisation d’outils de la plateforme Microsoft Power Platform, tout ce qui est créé et mis en place est visible pour les TI. La réduction du shadow IT est justement un des points forts de cette plateforme. Plus le département TI permet aux employés d’utiliser la Power Platform pour créer des solutions aux problèmes auxquels ils font face, plus il est en mesure de garder un œil sur les outils utilisés.   En fait, c’est plutôt lorsque le département TI n’offre pas d’outils qu’il s’expose à un plus grand shadow IT. Les employés risquent alors de s’abonner à des applications externes par eux-mêmes. Et ces abonnements peuvent parfois entraîner des problèmes pour la compagnie. Bref, la Power Platform, c’est un peu comme offrir une cour arrière à vos enfants pour qu’ils y jouent de façon sécuritaire, en gardant l’œil sur eux par la fenêtre.  

Bref...

Finalement, nous espérons que ces 5 conseils vous aideront à prévenir certains blocages de votre département d’informatique. De fait, les plateformes de développement low-code, telle que la Power Platform, apportent nombreux gains d'efficacité. Il serait dommage de s'en passer.Toutefois, prenez des précautions. Certes, permettre à une équipe de créer des solutions performantes à ses problèmes quotidiens est avantageux. Mais il faut bien s’y préparer. De fait, les réserves du département TI sont souvent justifiées. C’est pourquoi il importe d’instaurer de bonnes et saines pratiques afin que de vous permettre d’exploiter tout le potentiel de ces outils. Vous aimeriez en savoir plus sur les outils de Microsoft Power Platform? Vous aimeriez connaître les possibilités de formations et d’accompagnement pour votre équipe ou votre situation particulière? Discutez avec l’un de nos experts, qui vous offrira des conseils personnalisés.

‍Cet article a été rendu possible grâce à l’engagement de notre expert Éric Sauvé, Directeur de pratique Power Platform.