La feuille de temps, essentielle à la gestion de projet TI?

La feuille de temps est-elle un outil essentiel à une gestion de projet TI réussie ? Considérée par plusieurs gestionnaires de projet comme un indispensable et par d’autres comme un outil de plus, qu’en est-il réellement ?Dans ce billet, nous effectuons un survol des contextes d’utilisation de la feuille de temps et nous verrons ensuite les contextes où on s’en passe.

La feuille de temps : définition

La feuille de temps est un document entré sur une base hebdomadaire – ou quotidienne dans certains cas ! – par les ressources affectées au projet ou par un PM ou PCO dont c’est la responsabilité. Elle comprend normalement une signature – électronique ou non – de la ressource concernée.La feuille de temps comprend normalement un certain nombre de tâches directement liées au plan de travail ou plan du projet. On y rapporte le temps passé sur chaque tâche.Élément important: on y précise les fameux « reste à faire » ou estimate to complete (ETC), c’est-à-dire l’effort résiduel (en heures) pour chacune des tâches consignées dans la feuille de temps.

L’utilisation de la feuille de temps dans les projets de type waterfall

Dans les projets classiques, on utilise la feuille de temps pour mettre à jour les heures imputées au projet, de même que les reste à faire. Le gestionnaire de projet revoit habituellement les ETC et applique son jugement à ceux-ci, après une discussion avec son équipe et ses chefs d’équipe.On met à jour les informations financières du projet à partir de celles-ci. On met ensuite à jour le plan de projet en fonction des reste à faire intégrés aux feuilles de temps.Dans ce contexte, on comprend que la feuille de temps sert à la fois à des fins financières, mais également comme outil de mesure de l’avancement du projet. Elle discipline donc l’équipe de projet à se questionner réellement sur l’avancement de ses tâches.

Les projets en mode agile

On réalise les projets en mode Agile avec une philosophie vraiment différente. Le rôle de gestionnaire de projet n’existe pas à proprement dit et est plutôt remplacé par deux rôles distincts: le scrum master et le product owner.Dans la philosophie Agile, des SCRUM (ou réunions de mêlées) sont tenues sur une base quotidienne. Dans ces réunions, chaque ressource de l’équipe présente sur quoi elle travaille présentement et les enjeux qu’elle rencontre s’il y a lieu.Il y a donc au cœur de la philosophie Agile une discipline imposée qui permet à l’équipe d’assurer son propre avancement.Personne n’a un rôle central comme le gestionnaire de projet dans les projets classiques.On mesure l’avancement en termes de user story complétés et le temps passé sur chacun d’eux importe peu. Au bout de la ligne, on complète le sprint (de deux ou trois semaines) avec les user story qu’on aura pu terminer.Dans ce contexte, la feuille de temps perd alors son importance et ne conserve plus que son utilité à des fins financières.

Que fait-on quand ce n'est juste pas possible?

Dans certains contextes, il n’est juste pas possible d’avoir de feuilles de temps. Cela m’est arrivé à plusieurs reprises au cours de ma carrière. Voici donc un aperçu des raisons possibles:

• C’est contre la culture de l’organisation…
• Chaque ressource entre déjà deux feuilles de temps, elles n’en entreront pas une troisième!
• La direction est contre.

Dans ces situations et, en assumant que c’est projet de type waterfall, ce sera au chef de projet de mettre en place les mécanismes permettant à lui et son équipe de mesurer l’avancement réel des tâches, ainsi que les reste à faire.L’outil le plus répandu est certainement d’avoir une feuille .XLS permettant aux chefs d’équipe et/ou ressources de mettre à jour l’avancement des tâches ainsi que les estimés à compléter.J’ai souvent vu une revue conjointe de ces documents lors des rencontres d’équipe.En réalité, cette façon de faire se révèle être une belle façon d’appliquer une philosophie de gestion participative. J’ai rarement vu de mauvaises réactions lors de son application.Enfin, j’ai aussi vécu des projets où les activités étaient toutes confiées à des sous-traitants sur une base forfaitaire. Dans ce contexte, le suivi du temps et des efforts devenait plutôt accessoire.

Conclusion

Bref, la feuille de temps est un outil de plus pour le gestionnaire de projet. Son importance varie donc en fonction de la méthodologie suivie, mais également du type d’équipe avec qui on travaille. C’est au gestionnaire de projet à utiliser son gros bon sens pour voir si l’utilisation de la feuille de temps se prête ou non à un projet.

Lectures additionnelles

Je vous encourage à consulter les sites suivants. Ils m’ont été particulièrement utiles lors de la préparation de ce billet.

• Why Filling Timesheets Is Not That Bad, sur ProjectManager.
• 17 Reasons Why Time Tracking Makes You a Better Project Manager, sur LiquidPlanner.
• What is a Timesheet ? Sur Paymo Academy.
• 10 Time Tracking Best Practices For Managers, sur MyBeeEye.
• 3 reasons resource tracking timesheets are essential for project management, sur ProSymmetry.

Cet article a été écrit par le fondateur de Brome Conseil, Simon Chamberland. Œuvrant dans le milieu des technologies de l’information depuis 1995, il possède une vingtaine d’années d’expérience en technologies de l’information et gestion. Notez que cet article a d’abord été publié sur le blogue de la firme Brome Conseil.