Améliorer la productivité, les opérations et la gestion grâce à l'automatisation

Jeux vidéos

Video games

Montréal, QC

12 mois

Microsoft Dynamics 365 & Project operations

Ordinateur

Brief

Contexte

XRM Vision, en partenariat avec un leader de l'industrie du jeu vidéo, a transformé les opérations de développement de jeux en utilisant Dynamics 365 Project Operations. Le projet a intégré des outils d'automatisation essentiels pour optimiser la gestion des feuilles de temps, la dotation en personnel et le traitement des dépenses, améliorant ainsi l'efficacité et réduisant les coûts. Grâce à cette initiative, XRM Vision a non seulement modernisé les processus opérationnels, mais a également renforcé la capacité du client à gérer efficacement la croissance et à intégrer de nouveaux éléments au sein de son organisation dynamique.

The challenge

Le défi

XRM Vision, en partenariat avec un leader de l'industrie du jeu vidéo, a mis en œuvre Dynamics 365 Project Operations pour révolutionner les opérations de développement de jeux. Le client était confronté à des défis tels que des coûts élevés liés à un outil de gestion du temps obsolète, des complexités d'intégration avec leur ERP et des processus manuels qui mettaient à rude épreuve les ressources administratives. Sans une solution plus efficace, l'atteinte des objectifs de croissance et l'intégration de nouveaux éléments dans l'organisation seraient entravées. La solution proposée par XRM Vision a non seulement permis de relever ces défis, mais aussi d'améliorer l'efficacité opérationnelle et l'évolutivité du client.

The solution

La solution

XRM Vision a déployé Dynamics 365 Project Operations pour s'aligner précisément sur les exigences du client, en s'appuyant sur une méthodologie agile qui a donné la priorité au développement itératif. Le projet a commencé par des sprints pour répondre aux besoins immédiats, suivis par le déploiement d'un produit minimum viable (MVP) et des améliorations continues. Les phases clés comprenaient l'affinement des processus de validation des feuilles de temps et des dépenses, l'utilisation d'applications personnalisées pour répondre à des exigences uniques au-delà des solutions standard, et l'intégration des données sur Azure pour des opérations rationalisées. Les personnalisations uniques comprenaient la pré-génération et l'approbation automatisées des feuilles de temps basées sur des critères de dotation, ainsi que la mise en œuvre d'un système de gestion des dépenses sur mesure avec des règles spécifiques, garantissant une efficacité et une conformité optimales.

Performance commerciale

Le projet a démontré l'excellence de XRM Vision en matière de performance commerciale et sa capacité à fournir des solutions d'automatisation intelligentes. En intégrant les opérations de projet, XRM Vision a permis à l'équipe financière de gagner beaucoup de temps grâce à l'automatisation des feuilles de temps et des notes de frais. Les notifications via Teams pour l'approbation ou le rejet des dépenses ont amélioré la fluidité des processus, tandis que la centralisation des données a permis de réduire les interventions manuelles et d'accroître la transparence.

Transformation et réussite des clients

La transformation du client témoigne de l'impact profond de la solution de XRM Vision. En automatisant les rappels de feuilles de temps, les approbations et les affectations de personnel, XRM Vision a éliminé les goulots d'étranglement manuels, libérant les chefs de projet des tâches chronophages. L'automatisation des règles de gestion des dépenses a considérablement réduit la charge administrative des équipes comptables, en améliorant la sécurité, le suivi et la responsabilité. Cette automatisation a permis d'économiser d'innombrables heures par semaine, se traduisant par des gains d'efficacité pour 1 500 employés et marquant une première étape réussie dans le parcours de modernisation informatique du client.

Impact

La collaboration entre XRM Vision et le client, centrée sur la mise en œuvre des opérations de projet, a considérablement révolutionné le cadre opérationnel de l'organisation, notamment en termes d'efficacité, de sécurité et de réduction de la charge de travail administratif. Cette initiative stratégique a été déterminante pour résoudre les problèmes de croissance liés à l'expansion rapide du client et à la modernisation technologique qui en a découlé.

Gains d'efficacité

L'automatisation des feuilles de temps et des affectations de personnel a ouvert une nouvelle ère d'efficacité opérationnelle. Avant l'intervention de XRM Vision, les chefs de projet étaient pris au piège de l'approbation manuelle des feuilles de temps, un processus exacerbé par les soumissions de dernière minute. En établissant des rappels automatisés pour les feuilles de temps et en instituant des règles d'acceptation automatique ou de marquage en fonction de critères prédéfinis, les Opérations de projet ont considérablement rationalisé ces processus. L'extension de cette automatisation à 1 500 employés a permis d'éradiquer les inefficacités et les frustrations associées à la manipulation manuelle. De même, la dotation en personnel des projets est devenue beaucoup plus efficace, les opérations de projet facilitant les réservations automatiques et s'adaptant parfaitement à la nature de l'industrie des jeux vidéo, axée sur les projets.

La mise en œuvre de Project Operations a révolutionné les flux de travail du client, en rationalisant le flux de données à travers les plateformes Microsoft. Cette intégration a permis une allocation dynamique des ressources, des mises à jour proactives du service client, une gestion efficace des stocks et une amélioration de la prise de décision grâce à des analyses en temps réel.

Sécurité et responsabilité renforcées

Le passage d'Excel à Project Operations pour la gestion des dépenses a représenté un saut monumental en matière de sécurité et de responsabilité. Ce changement a introduit un cadre solide pour le suivi des dépenses et la gestion des niveaux d'approbation, doté de la capacité d'accepter ou de refuser automatiquement les soumissions de dépenses sur la base de règles prédéfinies. Cela a permis non seulement d'alléger la charge considérable pesant sur les équipes de comptabilité et de gestion, mais aussi de minimiser le risque d'erreurs et de divergences inhérent au suivi manuel sous Excel. Les protocoles de sécurité renforcés et les pistes d'audit claires fournies par ce système ont instillé un plus grand degré de confiance dans l'intégrité des processus financiers du client.

Réduction des charges administratives

L'un des effets les plus notables de la mise en œuvre de XRM Vision a été la réduction significative des charges administratives liées à la gestion des feuilles de temps et des dépenses pour un effectif de 1 500 personnes. L'automatisation de ces processus a permis de libérer d'innombrables heures que les chefs de projet et le personnel comptable consacraient auparavant à des vérifications et à des approbations manuelles. Cette libération des tâches administratives a permis au personnel de se réorienter vers des activités plus stratégiques, ce qui a amélioré la productivité et favorisé un environnement de travail plus innovant.

La transformation opérationnelle au cœur de l'action

Le travail de XRM Vision avec le client souligne son leadership en matière d'automatisation intelligente ainsi que l'applicabilité et le potentiel plus larges de ses solutions. Grâce à l'utilisation stratégique de Dynamics 365 Project Operations, leur équipe en pleine croissance a fourni une solution personnalisée, efficace et transformatrice qui soutient la modernisation informatique continue du client. ‍

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Points clés

Take Aways

Automatisation robuste des processus clés

Réduction significative des coûts et de la charge administrative

Amélioration de l'intégration et de l'efficacité opérationnelle

Utilisation stratégique des technologies Microsoft pour l'innovation

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