Un hôpital pour enfants passe du papier aux applications Power Apps

Santé

Healthcare

Chicago

6 mois

Power Apps

Ordinateur et tablette

Brief

Contexte

Pour ce projet, XRM Vision a travaillé avec un grand hôpital pour enfants basé à Chicago afin de remanier et de mettre à jour son système de gestion des équipes. L'hôpital travaillait avec un système papier et crayon obsolète qui manquait de clarté et ne fournissait pas de renseignements utiles au personnel infirmier et à l'équipe de direction. Le reste du secteur médical étant en constante évolution, il était essentiel de mettre en place un système de gestion des équipes tout aussi moderne et efficace.

The challenge

Le défi

À une époque où l'on dépend plus que jamais des hôpitaux, l'hôpital pour enfants avec lequel nous avons travaillé dans le cadre de ce projet utilisait un système manuel de gestion des quarts de travail qui était dépassé et peu pratique. L'enregistrement des données prenait beaucoup de temps et était vulnérable aux erreurs, tandis que le personnel disposait d'un éventail limité de ressources. À l'heure actuelle, un système de gestion d'équipe papier-crayon n'a tout simplement pas les mêmes capacités ni la même commodité qu'une plateforme numérique. L'hôpital perdait du temps et ne pouvait compter sur des données et informations précieuses.

The solution

La solution

Notre objectif était de rationaliser le processus de gestion du personnel en introduisant une série robuste de tableaux de bord personnalisés et de formulaires dynamiques. Grâce à notre solution, les équipes de soins infirmiers et de gestion des ressources peuvent suivre l'état des unités hospitalières en temps réel, ce qui permet de prendre des décisions plus précises et opportunes en matière de ressources humaines. La saisie électronique des données nous a également permis de répondre aux besoins croissants de l'hôpital en matière de suivi et de lui fournir des données précises et utiles plus rapidement que jamais.

Construire une solution sur mesure pour un secteur confronté à de nouveaux défis importants

Les hôpitaux ont été débordés au cours des dernières années et le personnel infirmier est l'un des plus sollicités du système médical. Afin d'alléger la pression, il était plus important que jamais de s'assurer que les ressources limitées de l'hôpital étaient utilisées aussi efficacement que possible. Lorsque le temps et les ressources sont limités, un système de gestion du personnel manuel et papier n'est tout simplement pas à la hauteur de la tâche.

La gestion des quarts de travail nécessitait auparavant de nombreuses saisies et calculs manuels, des conversations téléphoniques et des discussions en face à face. Cela ouvrait la porte à des erreurs de communication et faisait en sorte que certains membres de l'équipe n'étaient pas informés des changements de personnel. Pour que le passage à une plateforme numérique se fasse sans heurts, nous avons travaillé en étroite collaboration avec l'équipe pour créer une application Power Apps personnalisée, adaptée à leurs besoins et dans leur langue. Tout au long du processus, nous avons accordé une attention particulière à l'expérience des utilisateurs et veillé à ce que la solution soit hautement utilisable. Grâce à leur contribution, notre application laisse moins de place à l'erreur, fournit des informations essentielles à l'équipe de direction et enregistre des données utiles et précises.

L'introduction d'une vue globale puissante pour une prise de décision plus rapide

Un des domaines qui nécessitait une attention immédiate était le besoin d'un tableau de bord numérique pour aider l'équipe de gestion des ressources à prendre des décisions en temps voulu. Avec leur système de papiers et crayons, il était difficile de se faire une idée de la situation globale en un coup d'œil. En fournissant à l'administration des soins infirmiers un tableau de bord de gestion des ressources, nous avons fourni - pour la première fois - un aperçu efficace de la criticité des unités et de la disponibilité des ressources dans l'ensemble de l'hôpital. Comme chaque seconde compte dans un environnement hospitalier, nous avons beaucoup travaillé pour que le tableau de bord soit intuitif, facile à consulter et simple d'utilisation. Cela permet à l'équipe de gestion des ressources d'avoir une image claire de l'environnement global de l'hôpital et d'identifier rapidement les zones qui nécessitent une attention particulière.

Au-delà de la visibilité, le tableau de bord numérique permet également de réaffecter plus rapidement et plus facilement les ressources et de tenir tous les membres de chaque unité informés des mouvements de personnel. L'équipe des ressources est désormais en mesure d'effectuer en deux clics des changements qui auraient auparavant nécessité plusieurs minutes et de multiples points de contact.

XRM Vision a travaillé en étroite collaboration avec le personnel de l'hôpital pour créer une belle solution adaptée à ses besoins. Je suis vraiment fier que nous ayons pu créer une application qui a contribué à rationaliser la gestion du personnel et l'établissement de rapports dans un domaine aussi important.

Rick Bojahra, Directeur de l'hyperautomatisation

Des données plus précises conduisent à des décisions plus précises

Notre solution pour l'équipe de gestion des ressources a permis d'obtenir une vue d'ensemble des ressources et a simplifié le processus de modification des effectifs, mais cela n'aurait pas été possible sans l'apport de l'équipe infirmière par le biais de son propre formulaire dynamique. L'amélioration de la communication entre les deux équipes était essentielle pour qu'elles puissent fonctionner de manière productive. En introduisant un formulaire dynamique pour le personnel infirmier, nous avons pu rationaliser et améliorer la communication entre les équipes, et fournir à l'équipe de gestion les données nécessaires pour répartir équitablement les ressources entre les unités.

Le tableau de bord de gestion et le formulaire dynamique pour le personnel infirmier fonctionnent en tandem pour faciliter une communication claire sans qu'il soit nécessaire de multiplier les conversations en face à face. L'équipe infirmière peut voir les ressources entrantes et sortantes pour son unité spécifique, et est automatiquement informée de tout changement effectué par l'équipe de gestion. Ils sont également en mesure de saisir plus facilement les données relatives à l'état de leurs unités grâce à l'automatisation des données. Comme tous les calculs sont désormais effectués par le système, l'ensemble du processus est plus rapide pour le personnel infirmier et le risque d'erreur humaine est fortement réduit.

Tout mettre en place

En travaillant en étroite collaboration avec ce grand hôpital pour enfants de Chicago, nous avons pu créer une solution puissante et hautement utilisable qui a rationalisé la gestion des équipes et l'allocation des ressources dans tout l'hôpital. Avec l'aide de Power Apps, nous avons pu rationaliser la collecte des données, améliorer les rapports et fournir une toute nouvelle vue d'ensemble pour aider le personnel à prendre des décisions cruciales. Cet hôpital est désormais en mesure de gérer ses ressources et de suivre de nouvelles mesures en moins de temps et avec moins d'erreurs.

Points clés

Take Aways

Introduction d'une vue d'ensemble puissante permettant à la direction de prendre des décisions précises et opportunes

Remplacement du système obsolète de gestion des quarts de travail à l'aide de stylo et papier, qui était vulnérable aux erreurs et ne fournissait pas une vue à 365 degrés des ressources de l'hôpital

Intégration d'un système d'automatisation des données intuitif qui supprime les calculs manuels

Capacité de l'hôpital à suivre de nouveaux indicateurs critiques

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