Un portail web sécurisé et intégré pour un programme communautaire

Un programme communautaire avec des outils modernes pour de réels progrès sociaux

L’union fait la force... à condition de pouvoir bien collaborer. Un système de gestion inadapté était le principal défi d’un programme communautaire de travaux compensatoires. Piloté par un organisme caritatif depuis plus d’une trentaine d’années, ce programme responsabilisait les participants, prévenait l’incarcération de citoyens démunis, favorisait le changement social en soutenant les organismes sans bus lucratifs et allégeait l’administration judiciaire. Mais les outils de gestion complexifiaient les processus et nuisaient aux efforts communs. Voici l’histoire d’une révolution grâce à une meilleure collaboration.

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Collaborer avec des données accessibles en temps réel et des communications automatisées

Les défis de gestion ralentissaient le programme communautaire de travaux compensatoires. Plus de 8000 dossiers y étaient traités annuellement afin de permettre à des citoyens d’éliminer leur dette en aidant des organisations hôtes. Avec autant de cas à traiter, la gestion était complexe. Or, celle-ci reposait sur un ensemble d’outils peu efficaces : des documents papier, Microsoft Access et Excel. De fait, avec les nombreuses opérations manuelles requises, les membres du personnel consacraient une grande partie de leur temps à valider les données sans pouvoir offrir un service à la clientèle de qualité. La situation était source de frustration et occasionnait un important roulement de personnel.  

Donc, il fallait améliorer la collaboration entre les employés, les participants et les organismes partenaires. Et pour cela, il fallait remédier aux lacunes en matière de traitement, réduire les coûts administratifs et l'engagement des employés, de même que favoriser le développement de partenariats durables avec les organismes hôtes.

Problèmes rencontrés

— Inefficacités du programme (erreurs, retards, coûts)

— Service à la clientèle déficient (source d’anxiété pour des participants)

— Frustrations parmi les employés et roulement de personnel élevé

— Manque de transparence des occasions d’engagement

— Capacité limitée à répondre aux besoins des organisations hôtes

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Stratégie  

Cette organisation caritative souhaitait s’associer à un partenaire avec l’expertise nécessaire en logiciels CRM et en automatisation du travail. À son arrivée, XRM Vision a d’abord analysé en profondeur les objectifs opérationnels, les processus et les exigences fonctionnelles de l’organisation et du programme lui-même.  

Ensuite, les experts de XRM Vision ont cherché à répondre aux besoins de trois clientèles : le personnel de l’organisation caritative, les participants du programme et les organismes partenaires qui les accueillent. Le nouveau système devait être à la fois hautement sécurisé, accessible et permettre l’échange transparent de données entre le personnel et les organisations hôtes. Et surtout, la solution devait être intégrée, sécurisée, facile d’utilisation et évolutive pour gérer le processus complexe d’assignation des occasions de travail.

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Objectifs

XRM Vision a cerné les objectifs essentiels suivants pour la solution de ce programme de travaux compensatoires

— Parfaire la formation des employés

— Augmenter la rétention du personnel

— Rendre les progrès des participants visibles

— Améliorer le service à la clientèle pour les participants et les organisations hôtes

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Une solution créée sur mesure par XRM Vision

XRM Vision a conçu un portail web intégré et sécurisé qui a transformé du tout au tout la gestion du programme de travaux communautaires. Un élément clé de cette réussite est le tableau de bord visuel. Cet ajout permet de gérer les feuilles de présence des participants, calculer les heures de travail en temps réel et automatiser la communication des mises à jour et des rapports par courriel et messagerie texte.

Cette nouveauté permet de suivre en temps réel le progrès des participants, réduit les tâches administratives et améliore la collaboration entre toutes les personnes impliquées. Ce faisant, XRM Vision a révolutionné ce programme de travaux compensatoires tant pour les participants que pour les employés et les organisations hôtes.