Un régulateur du tourisme modernise son système de gestion des données
Rebâtir un système de gestion des données pour soutenir l’industrie du tourisme
Quand le tourisme de toute une région est entre vos mains, se fier à des données approximatives et à un fonctionnement complexe est risqué. Pratiquement toutes les entreprises liées à l'hôtellerie, des hôtels et motels aux chalets et terrains de camping, des gîtes touristiques à des logements Airbnb, comptent toutes sur une même organisation pour l'accréditation et la représentation précise sur les sites Web touristiques, ainsi que pour les informations sur le marché dont elles ont besoin pour rester compétitives. Comment une telle organisation assurera-t-elle le succès des prochaines saisons touristiques avec un système de gestion des données archaïque?
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Des processus distincts et complexes... opérés à la main
Cette organisation disposait d'un processus détaillé et prescrit pour chaque fonction liée à la réglementation de l'accueil et à l'octroi de licences, soit 27 processus manuels distincts au total. Par exemple, l'application d'un classement à un hôtel était régie par un processus. De même, l'enregistrement du transfert de propriété d'une propriété était régi par un autre processus. La planification des visites en personne d'un inspecteur de l’organisation en était un autre. Ainsi, mener à bien les procédures uniques de chacune de ces demandes compliquait la tâche des employés.
L’équipe devait tout opérer manuellement, mais la complexité des nombreux processus s’y prêtait mal. Fonctionnant au moyen d’un système désuet, les activités de l’organisation étaient complexifiées. Malgré les efforts, l’équipe ne parvenait pas à suivre le dynamisme de cette industrie.
Problèmes rencontrés :
— Difficultés à gérer les processus complexes propres à chaque activité
— Erreurs causées par des données imprécises, découlant de la saisie manuelle
— Ralentissement de la complétion des processus causé par des données manquantes
— Manque de flexibilité pour adapter les processus aux changements de règlementations
— Longue période de formation des employés
Comment automatiser les processus et les modifier au besoin?
Cette organisation phare pour l’industrie du tourisme devait mettre à jour son mode de fonctionnement. Elle avait besoin d’automatiser et de rationaliser chacun de ces processus lourds en données. De plus, il fallait que ce nouveau système puisse faciliter la modification et l'ajout de nouveaux processus en fonction de l'évolution des conditions, ce qui est courant dans le secteur de l'hôtellerie.
Objectifs
Pour cette organisation qui encadre les entreprises du secteur de l’hôtellerie, il fallait bâtir un tout nouveau système qui permettrait à l’équipe de gagner en efficacité et mieux soutenir le tourisme.
La solution devrait satisfaire différents critères :
— Automatiser les différents processus
— Offrir une flexibilité pour s’ajuster aux modifications encadrant l’industrie hotellière
— Accélérer le travail et faciliter la collaboration entre les employés
La solution de XRM Vision
XRM Vision est fière d'avoir aidé une organisation locale à se moderniser pour mieux soutenir l’industrie hôtelière et le tourisme. Ce faisant, l’organisation est entrée pour la première fois dans le cloud en adoptant une solution entièrement personnalisée basée sur Microsoft Dynamics 365. Non seulement ce système conçu sur mesure par XRM Vision a permis d’automatiser les opérations et processus de l’organisation, mais les erreurs de données se font désormais beaucoup plus rares.
Grâce à la fonction Business Process Flows de Dynamics 365, chacun des processus de l’organisation est maintenant divisé en étapes spécifiques. De fait, cela signifie qu'un utilisateur ne peut pas dépasser une étape particulière d'un processus tant que toutes les informations requises n'ont pas été saisies à cette étape. Depuis, le temps d'attente causé par des informations manquantes est grandement réduit.
D’autre part, la solution de XRM Vision déclenche désormais des événements régulièrement. La solution de XRM Vision a également permis de déclencher automatiquement des événements régulièrement programmés, tels que la réaccréditation des hôtels et la programmation des inspections des hôtels. Cela a donné à l’organisation un niveau d'autonomie accru.
Enfin, XRM Vision s’est assurée que la solution soit flexible, en mettant l'accent sur la facilité de maintenance. Grâce à cette malléabilité, l’organisation a pu s’ajuster rapidement aux changements de mesures légales. Ainsi, quand le gouvernement a publié de nouvelles réglementations Airbnb à peine un mois après le lancement, l’organisation a pu adapter ses processus pour refléter les nouvelles règles sans aucun impact sur son calendrier initial.
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Points clés
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