Un système de gestion automatisé facilite l’accès aux traitements pharmaceutiques
Industrie pharmaceutique : quand l’automatisation accélère les processus de validation
Quand l’accès des patients à leur traitement dépend de la capacité à les faire connaître du corps médical, agir rapidement est crucial. Dans l’industrie pharmaceutique, la loi requiert un processus méticuleux de validation pour chaque les activités de commercialisation des nouveaux traitements. Or, quand ce processus dépend de formulaires papier, les délais peuvent devenir très... très... longs. En construisant un système de gestion automatisé grâce aux outils de Microsoft Power Platform, XRM Vision a aidé une grande société pharmaceutique canadienne à accélérer la commercialisation de ses traitements.
Commercialiser des produits pharmaceutiques au Canada : un processus laborieux
Chaque année, les produits pharmaceutiques d’un grand laboratoire canadien améliorent le bien-être de millions de patients. Cette société pharmaceutique introduit régulièrement de nouveaux traitements plus efficaces pour divers problèmes de santé.
Évidemment, être au fait de nouveaux soins peut faire toute la différence pour certains patients. Cependant, au Canada, il est interdit de communiquer des indications thérapeutiques dans la publicité directe de tout médicament. Ce laboratoire a donc un département dédié à l’organisation d’activités de commercialisation pour assurer le respect des lois en vigueur. Ces événements sont l’occasion de présenter de nouveaux traitements aux professionnels de la santé, qui pourront les prescrire aux patients. Toutefois, sans un système de gestion efficace, les nombreuses procédures de validation requises réaliser ces événements peuvent s’éterniser.
Quand le papier fait obstacle à l’efficacité
Le département dédié aux activités de marketing était soumis à d'importantes responsabilités légales. Mais il faisait face à un défi encore plus grand : la validation des activités se déroulait entièrement sur papier. Jusqu’à 5 coordonnateurs devaient remplir ces formulaires, qui voyageaient de bureau en bureau. Outre les longs délais et les erreurs, des demandes étaient égarées ou carrément perdues.
Cette entreprise avait besoin d’éliminer cet échange inefficace de documents papier, qui n’offrait aucune possibilité d’évolutivité. De surcroît, elle avait besoin d’automatiser l’ensemble des processus d’approbation et de pouvoir les gérer électroniquement, tout en garantissant la sécurité à chaque étape.
Mais la compagnie luttait depuis plusieurs années contre un problème d’adoption des utilisateurs parmi ses employés. Elle ne comptait plus les fois où elle avait tenté de se moderniser avec de nouvelles plateformes. Tandis que les besoins en activités grandissaient et que les demandes s’accumulaient, le succès des activités futures était en jeu.
Défis rencontrés :
— Système sur papier n’offrant aucune possibilité d’évolutivité
— Longs délais d’attente entre chaque étape de validation
— Erreurs et informations manquantes retardant la complétion du processus
— Formulaires fréquemment égarés ou perdus
— Commercialisation des nouveaux produits pharmaceutiques ralentie
Stratégie
Ce laboratoire cherchait une entreprise spécialisée en transformation numérique pour s’affranchir d’un processus papier. De même, il souhaitait trouver une équipe spécialisée en gestion du changement pour favoriser l’adaptation des employés au nouveau système informatisé. Le partenaire recherché devrait être capable d’ajuster son expertise au contexte d’affaires particulier de l’industrie pharmaceutique. Il fallait aussi penser à un design intuitif, afin de développer une plateforme facile à apprendre et permettre une transition harmonieuse.
Objectifs
— Comprendre les contraintes légales encadrant l'industrie pharmaceutique
— Respecter les échéances et le budget
— Faciliter la transition de l’équipe vers un système automatisé et électronique
Un système de gestion automatisé conçu sur mesure par XRM Vision
Notre équipe a créé une application sur mesure basée sur Power Apps. En effet, ce système de gestion automatisé héberge toutes les nouvelles demandes d’activité de marketing de cette entreprise. La nouvelle plateforme s'est ajustée parfaitement aux protocoles d’approbation requis par la loi dans l’industrie pharmaceutique.
Les formulaires papier sont remplacés par des formulaires électroniques générés automatiquement par l’application. Le demandeur peut s’assurer, en soumettant sa requête, que l’entièreté des informations requises est recueillie et que ses documents sont stockés sur le cloud, à la disposition des évaluateurs. Les retards autrefois causés par des informations manquantes sont révolus.
La solution de XRM Vision a également permis de dématérialiser le parcours d’une demande en automatisant l’ensemble du processus de validation. Les évaluateurs peuvent consulter, via l’application, les nouvelles requêtes attendant leur approbation et peuvent vérifier les documents stockés, puis valider ou rejeter la demande en un clic. Ainsi, cette société a gagné en efficacité, en mobilité et a fait grimper le nombre d’activités réalisées.
Il s’agit d’une solution flexible, conçue et testée rapidement en misant sur les plus récentes fonctionnalités de Microsoft. Par conséquent, cette entreprise est désormais en mesure de s’adapter facilement aux besoins de son équipe et à l’évolution de l’industrie pharmaceutique. Aujourd’hui, les professionnels de la santé sont informés plus rapidement des dernières cures mises au point, favorisant ainsi le cheminement des dernières découvertes en matière de soin, du laboratoire jusqu’aux patients.
Caractéristiques de la nouvelle solution :
— Processus de validation entièrement numérisé
— Centralisation des documents en les stockant en un même endroit
— Intégration au cloud pour permettre une mobilité et l’accès à distance
— Automatisation des processus
— Application intuitive qui favorise une bonne adoption des utilisateurs
— Suivi des résultats des activités de marketing rendu possible
— Flexibilité du nouveau système, qui pourra évoluer avec les défis futurs
Adoption des utilisateurs et virage vers le cloud
Une des innovations les plus remarquables de cette application est d’avoir permis la transition du papier au numérique en à peine un mois. Le processus de validation étant maintenant entièrement numérique, une large portion des employés a pris conscience des bénéfices concrets de l’infonuagique. Nombreux utilisateurs, réjouis de constater leur efficacité et mobilité accrues, en font la promotion auprès de leurs collègues. Ils ont même amorcé une réflexion pour optimiser la collaboration à distance sur d’autres plans, proposant d’eux-mêmes des demandes d’améliorations grâce à leur nouvelle compréhension des possibilités du cloud.
Power Platform et les technologies utilisées
Entièrement basée sur Power Apps, l’application recourt aussi à d’autres technologies Microsoft. En effet, afin d’automatiser et interconnecter des actions, notre équipe a aussi recouru à Power Automate, un autre outil de la Power Platform. De plus, la solution utilise SharePoint pour le stockage et la génération de documents. Enfin, elle a également été intégrée à Outlook.
Impact
Grâce à l'application créée par l’équipe de XRM Vision, cette société canadienne a optimisé l’efficacité du département d’activités de marketing et réduit ses coûts. Le nombre de requêtes générées et acceptées a déjà augmenté de 50%, permettant à l’entreprise de tenir davantage d’activités.
De plus, la numérisation du processus permet désormais de traiter les demandes à distance, en tout temps. Grâce aux documents stockés en ligne, l’entreprise bénéficie d’une centralisation des informations, améliorant son suivi des événements et de leurs retombées. Grâce à l’automatisation, les risques d’erreurs et de pertes de documents diminuent drastiquement. L’évolutivité de la plateforme et l’adoption des utilisateurs permet à ce partenaire de se projeter vers une optimisation continue de ses processus.
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